Bij Cloud‑ en moderne werkplek‑trajecten gaat het al snel over security, identiteit en samenwerken. Printen komt meestal pas aan bod als er klachten zijn. Toch draaien veel organisaties nog op lokale printservers en oude printoplossingen die eigenlijk niet meer passen bij hoe we vandaag werken. Cloud printen laat zien dat printen eenvoudiger, veiliger en flexibeler kan — zonder dat gebruikers daar ingewikkelde handelingen voor hoeven te doen.
Waarom printen vaak blijft liggen
Voor veel organisaties geldt: printen werkt, dus waarom zou je eraan komen? Het is geen spannend onderwerp en voelt niet strategisch. Daardoor blijven oude keuzes jarenlang in stand. Totdat medewerkers vaker thuiswerken, IT‑beheer verandert of security‑eisen strenger worden. Dan blijkt printen ineens een rem te zijn in plaats van iets dat gewoon meeloopt.
Wat er misgaat bij traditionele printomgevingen
In de praktijk zien we vaak:
- printservers die onderhouden moeten worden;
- drivers die problemen geven na updates;
- gebruikers die niet weten welke printer ze moeten kiezen;
- geprinte documenten die onbeheerd bij de printer blijven liggen.
Bij meerdere kantoorlocaties betekend dit bijvoorbeeld dat medewerkers steeds opnieuw printers moesten instellen als ze op een andere locatie werken. Dit levert frustraties op bij gebruikers én extra werk voor IT.
Wat Cloud printen anders en beter maakt
Cloud printen haalt die technische complexiteit weg en maakt printen logischer ingericht.
Mobiel printen
Medewerkers kunnen printen vanaf:
- laptops
- tablets
- smartphones
zonder eerst ingewikkelde instellingen te hoeven doen. Handig voor hybride werken of flexplekken.
Veilig printen met secure release
Met secure release wordt een printopdracht pas afgedrukt wanneer de gebruiker zich bij de printer identificeert, bijvoorbeeld met een app, pas of pincode.
Dat voorkomt dat vertrouwelijke documenten op de printer blijven liggen.
Follow‑me printing
Bij follow‑me printing stuur je een printopdracht naar de Cloud en haal je deze op bij elke beschikbare printer.
Bijvoorbeeld: iemand stuurt een document naar de printer op kantoor, maar haalt het later op een andere verdieping of locatie op. Dat geeft flexibiliteit én voorkomt misprints.
Bij een organisatie in de zorg betekende dit concreet dat privacygevoelige documenten niet meer onbeheerd rondslingerden en medewerkers sneller konden werken, zonder na te denken over “de juiste printer”.
Lokale printomgeving versus Cloud in de praktijk
Het verschil zit niet in de printer zelf, maar in de ervaring eromheen:
Lokale printomgeving:
meer beheer, meer uitzonderingen, meer supportvragen.
Cloud printen:
minder techniek, meer overzicht, betere security en gebruiksgemak.
Voor eindgebruikers voelt het vaak zelfs eenvoudiger dan voorheen.
Wanneer cloud printen een logische stap is
Cloud printen past goed bij organisaties die:
- werken met Microsoft 365 of een Cloud‑strategie;
- hybride of flexibel werken ondersteunen;
- printen veiliger willen maken;
- IT‑beheer willen vereenvoudigen.
Het is geen grote migratie, maar vaak een overzichtelijke verbetering met direct merkbaar resultaat.
Tot slot
Printen staat zelden bovenaan de IT‑agenda, maar juist daar zit vaak snel winst. Minder beheer, veiliger omgaan met documenten en makkelijker werken voor gebruikers. Cloud printen is daarmee geen doel op zich, maar een logische stap richting een moderne werkplek.
Merk je dat printen nog een los onderdeel is binnen jullie cloud‑omgeving? Dan is het vaak verrassend eenvoudig om dit slimmer en veiliger in te richten.
Neem vrijblijvend contact op of laat een bericht achter via het contactformulier, dan denken we graag even mee.