De administratie van een onderneming dient zeven jaar te worden bewaard. Hieronder vallen onder andere facturen, afspraken en agenda's. Afhankelijk van uw organisatie kunnen er nog hogere eisen worden gesteld aan de bewaarplicht, zoals een juridische bewaarplicht.
Om alles maar te laten staan in de mailbox is meestal geen optie. Het overzicht raakt kwijt door alle overbodige e-mail, zoeken wordt traag en ook de opslagcapaciteit van de server / backup wordt beinvloed. Ook afdrukken voldoet niet, want digitale correspondentie moet ook digitaal worden bewaard!
Gelukkig zijn er oplossingen.
Backup is niet voldoende
Een back-up is een vereiste oplossing om in geval van nood uw data te kunnen herstellen. Het zoeken naar een e-mailbericht van enkele jaren geleden (exacte datum vaak onbekend) is vaak zeer lastig. Herstellen is ook alleen mogelijk indien u nog met hetzelfde e-mail systeem werkt als eerder en niet net twee jaar geleden bent over gestapt naar een ander platform.
Om mailboxen zo klein mogelijk te houden en / of om backups te maken van de inhoud van mailboxen worden vaak oplossingen als bijvoorbeeld Outlook archivering gebruikt. De informatie wordt daarbij verplaatst of gekopieerd naar een zogenaamd pst-bestand.
Hoewel deze methode goed werkt zijn er diverse nadelen aan verbonden:
- Bestanden worden te groot of raken beschadigd.
- Vergt handmatige controles
- Binnen netwerkomgevingen kan vertraging optreden en raken bestanden vaker beschadigd.
- Voor een goede beveiliging moet ook dit archiefbestand weer in een back-up worden opgenomen.
- Het archief is niet online / onderweg beschikbaar.
Niet alleen het gereedschap is van belang. Het bewaarbeleid valt of staat bij een correcte inrichting en regelmatig testen van de geboden oplossing. Laat Inventage u ontzorgen!
Enkele Online Diensten (zoals Office 365) bieden een oplossing om de online mailboxen ook online te archiveren, waarbij er een centraal beleid kan worden ingericht en berichten volautomatisch worden verplaatst naar het archief en belangrijke items niet verwijderd worden. Deze functies zijn vaak redelijk beperkt.
Indien uw e-mailoplossing geen archiveringsoptie bied of deze niet voldoet kunnen wij onze dienst "IT's Managed Mail Protection" bieden.