Om overal en altijd te kunnen werken moeten medewerkers over de juiste apparatuur (device) beschikken. Daarnaast is de grens tussen werktijd en privétijd is niet altijd zwart-wit aan te geven. Bring Your Own Device (BYOD) wordt door de meeste organisaties gezien als onderdeel van de oplossing. Het prettige van BYOD is dat de meeste medewerkers zelf het merk en type van het apparaat hebben gekozen welke goed bij ze past, en organisaties besparen op hardware kosten. Allemaal voordelen toch? Of toch niet?
Achter de schijnbaar eenvoudige oplossing schuilen enkele uitdagingen die organisaties moeten overwinnen.
Kosten en Besparingen
Hoewel BYOD organisaties kan helpen de kosten voor hardware te verlagen, brengt het ondersteunen van diverse apparaten ook verborgen kosten met zich mee. Medewerkers zullen contact opnemen met de supportafdeling voor hulp bij onderhoud, waarbij verouderde apparaten en platformverschillen tussen Android, iOS en Windows extra tijd en kennis van de supportmedewerkers vereisen. Deze verborgen kosten moeten niet over het hoofd worden gezien bij de initiële besparingen.
Databeveiliging
Een van de grootste uitdagingen bij BYOD is de beveiliging van bedrijfsgegevens op privé-apparaten. De IT-afdeling heeft beperkt zicht op het beveiligingsniveau van individuele apparaten, en dit terwijl privé apparaten vaak een makkelijker doelwit zijn voor cybercriminelen. Daarnaast is nog maar de vraag of de aanwezige bedrijfsdata – bijvoorbeeld bij uitdiensttreding, verlies of diefstal – op de juiste wijze wordt verwijderd.
Privacy
Een van de veelgebruikte oplossingen om BYOD veilig te implementeren is de inzet van Mobile Device Management (MDM) software. Er wordt een duidelijke scheiding tussen privé- en zakelijke data aangebracht. Ongeacht het type apparaat kunnen beveiligingsinstellingen op afstand worden beheerd en ondersteund. Waar de inzet van MDM bedoeld is om medewerkers optimaal te ondersteunen, beschouwen velen dit als een inbreuk op hun privacy. Indien de werkgever het materiaal ter beschikking stelt, mag hij het gebruik controleren. Maar wat gebeurt er indien het toestel eigendom is van de werknemer? Dat roept heel wat vragen omtrent privacy op. Hoe hier mee om te gaan?
Het opstellen van duidelijke richtlijnen en het respecteren van privacy zijn cruciaal bij de implementatie van BYOD.
Maak duidelijke afspraken
Het sleutelwoord voor een succesvolle implementatie van BYOD is communicatie. Organisaties moeten duidelijke afspraken vastleggen in een ICT-beleid, ongeacht de technische implementatiekeuzes. Enkele belangrijke punten die in dit beleid moeten worden opgenomen zijn:
• welke software/apps zijn toegestaan,
• procedures voor diefstal en schadeafhandeling,
• de mate van controle door de werkgever.
Duidelijkheid over verwachtingen draagt bij aan een soepele werking van BYOD binnen de organisatie.
Conclusie
BYOD biedt organisaties de kans om flexibiliteit te omarmen, maar het gaat niet zonder uitdagingen. Kosten, beveiliging en privacy moeten nauwlettend worden overwogen en aangepakt. Door duidelijke afspraken te maken en communicatie te bevorderen, kunnen organisaties de voordelen van BYOD maximaliseren en tegelijkertijd de risico's beheersen.